Hantering av forskningsdata – ett nytt område för biblioteket

Under våren 2017 har biblioteket deltagit i en utbildning i att hantera forskningsdata. Utbildningen har letts av Svensk Nationell Datatjänst (SND) och har inkluderat flera olika aspekter av hantering av forskningsdata; skapande av datahanteringsplaner, beskrivning av data, filhantering, arkivering och tillgängliggörande av data. Under tre dagar har bibliotekets team för forskarstöd, tillsammans med arkivarie och jurister på högskolan, studerat och diskuterat dessa frågor.  Utbildningen har varit mycket givande, och gett en fördjupad inblick i hur komplexa dessa frågor är, inte minst de juridiska aspekterna kring hanteringen av data. Detta blir speciellt tydligt då forskningen rör sig runt människor, och personuppgifter hanteras.

Efter genomgången utbildning på SND har ett utbildningspaket för forskare arbetats fram, och en test av detta har genomförts under senvåren. Under två halvdagar har fyra forskare vid högskolan deltagit i föreläsningar och workshop runt hanteringen av forskningsdata, med fokus på deras egna data. Att tillsammans med forskare, som är experter på sina egna data, fördjupa diskussionerna ytterligare har varit givande för samtliga inblandade (även forskarna). De forskare som deltagit i utbildningspaketet är Daniel Ekwall, Helena Francke, Katarina Karlsson och Laura Darcy.

Första halvdagen handlade om datahanteringsplaner. Datahanteringsplaner är egentligen ingen nyhet i forskningsprocessen. Det som är en nyhet är att datahanteringsplanen är ett sammanhållet dokument besvarar alla frågor om hur data samlas in, varför, hur den bevaras och vem som har tillgång till den och som behöver uppdateras kontinuerligt under forskningsprocessen. Tidigare har liknande frågor eventuellt tagits upp forskningsmedelsansökningar men inte till samma detaljnivå. Det visades också några verktyg som kan underlätta arbetet med datahanteringsplaner.

Den andra halvdagen användes för att prata om juridiska aspekter på datahantering och arkivering av forskningsdata. Fokus låg på den nya dataskyddsförordningen som träder i kraft i maj 2018. De fyra forskarna hade många frågor kring hantering av personuppgifter i ljuset av den nya förordningen.

Utbildningen på SND blir grunden för att skapa en arbetsgrupp vid Högskolan i Borås vars uppgift blir att hjälpa forskare med datahanteringsplaner, arkivering av forskningsdata samt tillgängliggörande av forskningsdata. För tillfället går den blivande gruppen under namnet Data Access Unit (DAU). Liknande arbete pågår på de flesta svenska lärosäten då frågan om arkivering och öppet tillgängliggörande av forskningsdata ligger högt på agendan inom EU (Horizon 2020 t.ex. kräver öppet tillgängliggörande av forskningsdata) och i Sverige då det antas att många forskningsfinansiärer framöver kommer att kräva inkluderingen av datahanteringsplan i ansökan om forskningsmedel och öppet tillgängliggörande av forskningsdata.

Vill du att vi kommer till din forskningsgrupp för ett samtal eller workshop kring forskningsdata och datahanteringsplaner? Kontakta oss gärna!

Läs tidigare inlägg om forskningsdata i Forskningsrelaterat.

Vad är en datahanteringsplan bra för?

Datahanteringsplan, på engelska data management plan, är en term som dyker upp i många sammanhang nu för tiden. Internationellt är det inte ovanligt att finansiärer kräver att en datahanteringsplan skickas med tillsammans med ansökan om forskningsmedel, och det är en utveckling vi med stor sannolikhet kommer få se mer av även i Sverige. Det är därför av hög vikt att kunskapen kring datahanteringsplaner ökar bland forskare verksamma i Sverige.

En datahanteringsplan är i stora drag vad det låter som, det är en plan över hur du planerar att hantera dina data.  Det är ett dokument som beskriver vad som ska ske med forskningsdata under och efter forskningsprojektet och besvarar frågor som var och hur data ska lagras, hur och om de ska tillgängliggöras, och vad för typ av data det rör sig om. Men en datahanteringsplan är mer än bara ett administrativt dokument. Används det rätt kan det förenkla forskningsprocessen både under tiden forskningen utförs och efter forskningsprojektet är avslutat.

Den kanske viktigaste aspekten av en datahanteringsplan är att den förenklar för dig som forskare att återvända till ett visst forskningsprojekt och dina data i framtiden. En genomarbetad datahanteringsplan möjliggör för dig att snabbt och enkelt sätta dig in i exakt vilka data du tidigare använt, hur de spelar in i din forskning, och varför du tagit vissa beslut.

Vad innehåller en datahanteringsplan?

Svensk Nationell Datatjänst (SND) har tagit fram en checklista för vad en datahanteringsplan bör innehålla. Checklistan innehåller frågor om bland annat juridiska aspekter, administrativa uppgifter, insamling av data, dokumentation av metadata, datahantering, och en hel del mer. Genom att gå igenom checklistan och reflektera över vilka aspekter som är applicerbara på din forskning har du besvarat ett antal av de viktiga frågorna som har med forskningen att göra. Den säkerställer att frågor om insamling och tillgängliggörande av data är genomtänkta redan innan datainsamlingen påbörjas, vilket kan leda till en säkrare forskningsprocess.

Ett levande dokument

Datahanteringsplanen är inte tänkt att vara ett dokument man fyller i innan man ansöker om forskningsmedel och sedan låter ligga. För att få ut så mycket som möjligt av dokumentet bör det också uppdateras allt eftersom forskningsprocessen fortlöper. Varje gång du gör en förändring i dina data – tar bort eller lägger till kolumner, byter namn på något, ändrar urvalskriterier eller definitioner, med mera – ska detta nedtecknas i datahanteringsplanen.

Varför ska du ha en datahanteringsplan?

Det finns flera goda skäl till varför du bör skriva en datahanteringsplan utöver att det är ett krav från vissa finansiärer. Det är bland annat ett utmärkt sätt att strukturera upp sin forskning och redan i god tid reflektera över ett antal viktiga beslut. Om ni är ett forskningslag är det ett sätt att säkerställa att alla är medvetna om sina ansvarsområden och att ni är med på allt de andra i forskningslaget gör. Det förenklar dessutom uppgiften att på ett enkelt och smidigt sätt beskriva sina data om du tänker publicera dem efter projektet. Om du skriver ner alla beslut du tar gällande forskningen under tiden du arbetar med det är det enkelt att gå tillbaka och kolla varför du gjort vissa val vid ett senare tillfälle. Om någon ifrågasätter dina data eller din arbetsprocess har du ett dokument som är enkelt att använda för att motivera dina val och beslut. Det kan ju dessutom vara så att du vill återvända till forskningen flera år senare för att göra uppföljningar eller fortsatta studier. Att då ha ett dokument som både beskriver processen, metadatan, hur data är insamlat och mycket mer underlättar också avsevärt.

Kristoffer Karlsson

Open Access Week 2016

Årets Open Access Week infaller mellan 24–30:de oktober och har temat “open in action“. Nu satsar flera aktörer resurser för att öka mängden artiklar som publiceras fritt tillgängligt. Ett exempel är Vetenskapsrådet (VR) som satsar 8 miljoner under 2 år för att underlätta publicering av öppet tillgänglig forskning. Ni kan läsa mer om detta i DN:s debattartikel “Att göra forskning tillgänglig för alla kräver mer stöd”.

Forskningsdata är en annan del av OA-weekforskningsprocessen som troligtvis kommer att påverkas av kommande forskningspropp, krav på datahanteringsplaner har redan börjat komma upp som en del av medelstilldelning och i de föreslagna riktlinjerna från 2015 skrivna av VR kan vi läsa att: […]forskningsdata […] ska vara öppet tillgänglig[…]
Eller i sitt sammanhang:
Grundprincipen i de föreslagna nationella riktlinjerna är att vetenskapliga publikationer och konstnärliga verk samt forskningsdata som ligger till grund för vetenskapliga publikationer, som är resultatet av offentligt finansierad forskning, ska vara öppet tillgängliga. I båda fallen anges förslag till tidsramar för genomförandet. Vetenskapsrådet föreslår att Sverige ska ha en målbild för 2025 och att riktlinjerna gäller fram till 2020. Inom ramen för uppdraget lämnas rekommendationer för vad som behöver utredas vidare. […]
På biblioteket väljer därför att rikta veckans aktiviteter mot tillgängliggörande av forskningsdata. Vi inleder veckans aktiviteter på tisdag den 25 oktober med talare från Svensk nationell datatjänst (SND). Elisabeth Strandhagen och Ilze Lac kommer hit och pratar om öppen tillgång till forskningsdata och god datahantering. Därefter kommer vi ha en biblioteksfrukost och en workshop i datahantering som erbjuds i två omgångar (omgång 1 och omgång 2). Under dessa tillfällen går vi igenom SND:s datahanteringsmall och diskuterar gemensamt med deltagarna hur det går att anpassa mallen till olika situationer och om eller hur det går att går hantera problem som finns i samband med hantering av forskningsdata. Kom ihåg att anmäla dig till biblioteksfrukosten. Det krävs ingen anmälan till SNDs föreläsning och våra efterföljande workshops.
Under hela veckan finns vi dessutom tillgängliga (precis som övriga veckor om året i och för sig) för att svara på frågor om exempelvis open access och forskningsdata. Hör bara av er!
Text: Thomas

 

Publikationer, rättigheter och Open access

Björn Brorström skriver i Rektorsbloggen om anledningar till varför Open access (OA) och öppenhet i vetenskaplig verksamhet är viktigt. Björn beskriver också hur arbetet med OA intensifieras och att tidigare barriärer för fri tillgång börjar fasas ut. I samband med detta är det viktigt att universitet och högskolor förbereder sig för kommande förhandlingar så att inte nya finansieringsstrukturer bidrar med ökade kostnader.

Högskolor och universitet förhandlar i regel på en övergripande nivå med policys och styrdokument, men ofta är det är upp till den individuella forskaren att välja tidskrift. Därför har du som forskare viss makt när det kommer till publicering. Det är du som har möjlighet att ställa krav på tidskriften och förhandla hur och på vilka villkor de ska ha rätt till ditt verk.

För att kunna ställa krav och förhandla är det viktigt att du vet vilka villkor tidskriften har och vilka alternativ som finns. Om du har hittat tidskrifter men är osäker på hur villkoren ser ut går det ganska lätt att hitta dem på SHERPA/ RoMEO en databas vars syfte är att lista olika tidskrifters publikationsvillkor. Hitta gärna flera tidskrifter jämför dem och gör ett informerat val. Du bör fortfarande dubbelkolla villkoren med de olika tidskrifterna, SHERPA/ RoMEO skriver själva: 

“All information is correct to the best of our knowledge but should not be relied upon for legal advice”

Databasen bidrar med ett mervärde då den ger ett uniformt gränssnitt vilket gör det lätt att jämföra flera olika tidskrifters villkor.

Om du behöver hjälp att hitta tidskrifter eller om du vill diskutera publikationsvillkor och OA hjälper vi på biblioteket gärna till.

Text: Thomas Nyström