Vad är en datahanteringsplan bra för?

Datahanteringsplan, på engelska data management plan, är en term som dyker upp i många sammanhang nu för tiden. Internationellt är det inte ovanligt att finansiärer kräver att en datahanteringsplan skickas med tillsammans med ansökan om forskningsmedel, och det är en utveckling vi med stor sannolikhet kommer få se mer av även i Sverige. Det är därför av hög vikt att kunskapen kring datahanteringsplaner ökar bland forskare verksamma i Sverige.

En datahanteringsplan är i stora drag vad det låter som, det är en plan över hur du planerar att hantera dina data.  Det är ett dokument som beskriver vad som ska ske med forskningsdata under och efter forskningsprojektet och besvarar frågor som var och hur data ska lagras, hur och om de ska tillgängliggöras, och vad för typ av data det rör sig om. Men en datahanteringsplan är mer än bara ett administrativt dokument. Används det rätt kan det förenkla forskningsprocessen både under tiden forskningen utförs och efter forskningsprojektet är avslutat.

Den kanske viktigaste aspekten av en datahanteringsplan är att den förenklar för dig som forskare att återvända till ett visst forskningsprojekt och dina data i framtiden. En genomarbetad datahanteringsplan möjliggör för dig att snabbt och enkelt sätta dig in i exakt vilka data du tidigare använt, hur de spelar in i din forskning, och varför du tagit vissa beslut.

Vad innehåller en datahanteringsplan?

Svensk Nationell Datatjänst (SND) har tagit fram en checklista för vad en datahanteringsplan bör innehålla. Checklistan innehåller frågor om bland annat juridiska aspekter, administrativa uppgifter, insamling av data, dokumentation av metadata, datahantering, och en hel del mer. Genom att gå igenom checklistan och reflektera över vilka aspekter som är applicerbara på din forskning har du besvarat ett antal av de viktiga frågorna som har med forskningen att göra. Den säkerställer att frågor om insamling och tillgängliggörande av data är genomtänkta redan innan datainsamlingen påbörjas, vilket kan leda till en säkrare forskningsprocess.

Ett levande dokument

Datahanteringsplanen är inte tänkt att vara ett dokument man fyller i innan man ansöker om forskningsmedel och sedan låter ligga. För att få ut så mycket som möjligt av dokumentet bör det också uppdateras allt eftersom forskningsprocessen fortlöper. Varje gång du gör en förändring i dina data – tar bort eller lägger till kolumner, byter namn på något, ändrar urvalskriterier eller definitioner, med mera – ska detta nedtecknas i datahanteringsplanen.

Varför ska du ha en datahanteringsplan?

Det finns flera goda skäl till varför du bör skriva en datahanteringsplan utöver att det är ett krav från vissa finansiärer. Det är bland annat ett utmärkt sätt att strukturera upp sin forskning och redan i god tid reflektera över ett antal viktiga beslut. Om ni är ett forskningslag är det ett sätt att säkerställa att alla är medvetna om sina ansvarsområden och att ni är med på allt de andra i forskningslaget gör. Det förenklar dessutom uppgiften att på ett enkelt och smidigt sätt beskriva sina data om du tänker publicera dem efter projektet. Om du skriver ner alla beslut du tar gällande forskningen under tiden du arbetar med det är det enkelt att gå tillbaka och kolla varför du gjort vissa val vid ett senare tillfälle. Om någon ifrågasätter dina data eller din arbetsprocess har du ett dokument som är enkelt att använda för att motivera dina val och beslut. Det kan ju dessutom vara så att du vill återvända till forskningen flera år senare för att göra uppföljningar eller fortsatta studier. Att då ha ett dokument som både beskriver processen, metadatan, hur data är insamlat och mycket mer underlättar också avsevärt.

Kristoffer Karlsson

Korta nyheter om forskning och publicering

På sistone har det hänt en del saker i forsknings- och publiceringsvärlden. Här nedan sammanfattas de i korthet.

Alla forskningsfinansiärer står inför gemensamma utmaningar så som att bedöma kvalitet och potential i sina forskningsansökningar. Därför organiserades ett tag sedan ett möte,Global Summit on Merit Review, där chefer för forskningsfinansiärer från 50 olika länder möttes för att diskutera hur bedömning enligt peer review ska gå till. De lyckades enas kring sex övergripande principer och ta första steget mot en global syn på bedömning av ansökningar. Dessa principer handlar om expertgranskning, etik, transparens, objektivitet, lämplighet och förtroende. Nästa möte i ärendet planeras i Berlin under 2013. Då ska forskningsfinansiärer diskutera open access och etikfrågor.  Läs principerna som cheferna lyckades enas kring: Statement of Principles for Scientific Merit Review

Vetenskapsrådet (VR) har lanserat en ny nättidning Curie. VR hoppas skapa ett forum för diskussioner om forskning och forskningens villkor. Läs tidningen Curie här. VR menar att tidningen kommer att fylla ett tomrum som idag finns i samhällsdebatten. De vill att tidningen ska bidra till en diskussion om hur Sverige kan utvecklas till en ännu starkare forskningsnation.  Tidningens målgrupp är de som arbetar med och är intresserade av forskning, så som forskare, beslutsfattare, journalister men även andra som kommer i kontakt med forskning. Syftet med tidningen är att bevaka forskningsfrågor inom alla ämnesområden. Tidningen kommer att uppdateras dagligen och innehålla korta nyheter men även längre reportage om forskningspolitik, forskningsfinansiering men även internationella utblickar, krönikor och bloggar.

I början av april möttes representanter från olika håll i universitets- och forskningsvärlden för att diskutera hanteringen av forskningsdata och open access till forskningsdata. Det var Luleå tekniska universitet som i samarbete med Riksbankens jubileumsfond organiserade workshopen. Den syftade till att samla olika intressenter för att förhoppningsvis finna en gemensam syn på hur forskningsdata ska hanteras. Det kom fram att det behövs nationella riktlinjer och regelverk för samtliga lärosäten och berörda organisationer. De kom också fram till att det behövs en gemensam infrastruktur för hantering av forskningsdata. Lärosätena är ansvariga för att bevara forskningsdata men det saknas en gemensam och accepterad modell och system för digitalt bevarande. En utförlig rapport från workshoppen kan du läsa här. Det bildades också ett nätverk för dem som är intresserade av ämnet. Har du intresse av att vara med? Kontakta Östen Jonsson, LDB –centrum för att komma med i nätverket.

Representanter från högskolan har under våren varit på besök i Bryssel för att lära sig mer om EU Horizon 20/20, ett EU-projekt för forskning och innovation, och högskolans möjligheter att få ta del av de 80 miljarder euro som finns i budgeten. Det som är glädjande för de som stöder open access är att open access kommer att vara normen.  Neelie Kroes vice-president för Eu-kommissionen som ansvarar för EUs digitala agenda säger i samband med Horizon 20/20: ”First, when research is funded by the EU, we will require open access to the results. Whether by ”green” or ”gold” routes.”  Läs Neelie Kroes hela tal här.

Samtidigt som det pågår ett försök att lobba för att Vita Huset ska arbeta för open access,speciellt för den forskning som har betalats med skattepengar, har en federal domstol i USA avvisat huvuddelen av en stämning som tre förlag stod bakom. De hade stämt Georgia State University för att universitetets lärare hade skickat upp upphovsskyddat material i digitalt till sina studenter. Universitetet fick godkänt på alla punkter förutom fem. Så tillämpningen av lagen om copyright varierar mycket och förlagen säger just nu att flera principiella frågor måste lösas så att lärare, bibliotekarie och förlagen kan arbeta vidare.Chronicle of Higer Education har skrivit om domstolens beslut.

Ursprungligen publicerad i Biblioteksbloggen 2012-06-12

Av: Pieta Eklund

Krav från finansiärer

Allt fler forskningsfinansiärer ställer krav på att offentligt finansierad forskning ska vara fri och öppet tillgänglig. Ett skäl till detta tros vara argumentet att forskningen sprids snabbare och citeras av flera när den är fritt tillgänglig. Nedan presenteras fyra stora forskningsfinansiärer och dras krav angående Open Access.
Vetenskapsrådet (VR)

I januari 2010 införde VR ett krav på Open Access när det gäller publicering. Detta krav innebär att forskare som är finansierade av VR ska publicera sina resultat Open Access. VR säger att forskaren antingen kan använda sin heminstitutions arkiv eller publicera sig i en Open Access-tidskrift.

Kravet gäller inte retroaktivt, det är således inte tvunget att publicera projekt som beviljats före januari 2010. VR krav säger att publikationen ska finnas fritt tillgängligt senast sex månader efter publicering. Om förlaget inte tillåter parallellpublicering ska forskaren kräva ett undantag, för detta finns det ett tilläggsavtal. VR anser också att om förlaget inte går med på att göra ett undantag bör forskaren publicera i en annan tidskrift. Endast i undantagsfall kan VR acceptera en förlängning av tillgängliggörandetiden till 12 månader. Då förutsätts att forskaren kan redovisa dokumentation om vilka ansträngningar har gjorts för att uppfylla sexmånaderskravet. Dessa krav gäller endast vetenskapligt granskade texter i tidskrifter och konferensrapporter, inte monografier och bokkapitel.
Riksbankens Jubileumsfond (RJ)

Även RJ har sedan 2010 krävt att forskare som har fått bidrag från RJ ska publicera sina vetenskapligt bedömda texter i tidskrifter och i konferenspublikationer så att de blir fritt tillgängliga. RJ uppmanar och uppmuntrar forskare att publicera även monografier och bokkapitel fritt tillgängligt. Forskare kan söka speciellt publiceringsbidrag för Open Access-publicering.

RJ lägger ett schablonbidrag om 30 000 kr per projekt. De vill också att publikationen tillgängliggörs i ett öppet arkiv direkt efter publiceringen i en tidskrift eller senast sex månader efter. Tillåter förlaget inte detta så bör forskaren använda tilläggsavtalet eller välja ett annat förlag och lyckas forskaren inte med detta så bör forskaren kontakta RJ med dokumentation av vilka försök som har gjorts.

Sjunde ramprogrammet (FP7) EU-kommissionen lanserade 2008 ett Open Access-projekt inom det sjunde ramprogrammet. Projektet innebär att forskare inom forskningsområden Hälsa, Miljö och klimat, Energi, Informations- och kommunikationsteknik, Samhällsvetenskap och humaniora, Forskningsinfrastruktur samt Vetenskap i samhället måste göra sina vetenskapligt granskade forskningsartiklar fritt tillgängliga.

Enligt kravet ska publikationen arkiveras och göras tillgängligt senast sex eller 12 månader efter publiceringen, vilket tidspann som gäller beror på ämnestillhörighet. Pengar från FP7 kan användas till att betala publiceringsavgiften i en Open Access-tidskrift eller en hybridtidskrift (en traditionell prenumerationsbaserad tidskrift som har enstaka artiklar fritt tillgängliga).Detta betyder att forskningsartiklar som har finansierats inom FP7 ska parallellpubliceras i BADA.I ramavtalet finns något som heter Best Effort. Detta betyder att forskaren ska genomföra följande fyra steg:

  1. Studera publiceringsmodeller, policys för licensiering och upphovsrätt för de tidskrifter som forskaren tänker skicka sina manuskript till, t.ex. via Sherpa
  2. Om förlagens policys inte överensstämmer med FP7 ska författarna förhandla med förlaget så att parallellpublicering tillåts
  3. Om ovannämnda förhandlingar inte lyckas bör forskaren överväga en annan tidskrift för publicering.
  4. Om man misslyckas med att uppnå överensstämmelse ska anslagsmottagaren informera Kommissionen och skicka med brev där förlaget vägrar uppfylla kraven i FP7.

Open Access pilot in the European Commission’s seventh research framework programme (FP7)

Formas kräver att alla granskade konferens- och tidskriftspublikationer som är ett resultat från forskning som helt eller delvis har finansierats av Formas ska publiceras Open Access. Detta krav gäller fr.o.m. 2010.
Formas kräver också att texterna är fritt tillgängliga senast sex månader efter publiceringen. Forskaren kan välja Open Access- eller hybridtidskrifter eller genom parallellpublicering.

Ursprungligen publicerad i Biblioteksbloggen 2011-10-26

Av: Pieta Eklund